Zadania i funkcje zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Witam Cię serdecznie na moim blogu – Zoo w świecie spółek !

 

W dzisiejszym wpisie opowiem o obowiązkach jakie ciążą na zarządzie spółki z o.o., o wykonywanych przez ten organ zadaniach oraz pełnionych funkcjach.

Jak wspominałem w poprzednich odcinkach zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi sprawy spółki oraz reprezentuje spółkę na zewnątrz. I własnie te dwie kompetencje zarządu do prowadzenia spraw i reprezentacji składają się na działanie spółki. Reprezentacja odnosi się do działania zarządu, przedstawicieli ustawowych, pełnomocników i prokurentów w postaci składania i przyjmowania oświadczeń woli w imieniu spółki. Przepisy Kodeksu spółek handlowych, które odnoszą się do reprezentacji spółki powinny być interpretowane przy szerokim ujęciu pojęcia reprezentacji, czyli obejmującym zarówno oświadczenia woli, jak i inne czyny, m.in. czynności faktyczne, przejawy woli podobne do oświadczeń woli, czynności organizatorskie oraz zawiadomienia. Pojęcie reprezentacji odnosi się do działań podejmowanych w stosunkach wewnętrznych spółki.

Inne organy spółki, czyli rada nadzorcza, komisja rewizyjna oraz zgromadzenie wspólników nie posiadają kompetencji do reprezentowania spółki w stosunkach z osobami trzecimi. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy rada nadzorcza reprezentuje spółkę w przypadku umów oraz sporów pomiędzy spółką, a członkiem zarządu. W tej sytuacji przepisy wyłączają możliwość reprezentacji spółki przez zarząd.

W zakresie reprezentacji spółki może pojawić się pytanie dotyczące dokonania czynności prawnej między spółką, a członkiem zarządu, będącym jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki i jedynym członkiem zarządu. W tym przypadku spółkę reprezentuje jedyny członek zarządu będący także drugą stroną czynności prawnej, ale co trzeba podkreślić, taka czynność prawna wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

Poza zarządem do reprezentacji spółki uprawnione mogą być inne osoby, np. pełnomocnicy i prokurenci ustanowieni przez zarząd, a także przedstawiciele ustawowi, czyli kurator, likwidator oraz syndyk. Różnica w reprezentacji spółki przez te osoby polega na tym, że zarząd dokonuje wszelkich czynności za spółkę, a inne osoby uprawnione do reprezentacji dokonują czynności w imieniu spółki.

Od momentu powstania spółki do czasu otwarcia likwidacji zasadą jest, że spółkę reprezentuje zarząd. Spółka z o.o. w organizacji reprezentowana jest albo przez zarząd, albo przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników. Jednoosobowej spółki z o.o. w organizacji nie może reprezentować jedyny wspólnik, nawet jeżeli pełni on funkcje członka zarządu. Nie dotyczy to jednak złożenia wniosku o rejestrację spółki. W okresie likwidacji spółkę z o.o. reprezentują likwidatorzy. Szczególne zasady reprezentacji obowiązują także w czacie ogłoszenia upadłości spółki. W wyjątkowej sytuacji, kiedy w spółce nie ma zarządu, do reprezentacji spółki może zostać powołany kurator.

Poza tymi wskazanymi przypadkami spółki nie może reprezentować żaden inny organ lub podmiot. W spółce można jednak powołać pełnomocnika albo ustanowić prokurę. Prokurenci oraz pełnomocnicy dokonują czynności w granicach umocowania, działając przy tym w imieniu spółki. Wspólnikom spółki z o.o. nie przysługuje bezpośrednie prawo do reprezentowania spółki. Wspólnikom spółki z o.o. można natomiast udzielić pełnomocnictwa, czy też prokury. Pełnomocnictwo oraz prokurę udziela zarząd, jako organ uprawniony do reprezentacji spółki.

Reprezentacja spółki jest nie tylko prawem, ale także obowiązkiem członków zarządu. Przede wszystkim wynika to z brzmienia art. 201 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym zarząd reprezentuje spółkę. Z drugiej strony, pomiędzy spółką, a członkami zarządu zostaje nawiązany stosunek organizacyjny, z którego wynika nie tylko prawo, ale i obowiązek do reprezentowania spółki.

Uprawnienie członków zarządu do reprezentowania spółki obejmuje wszystkie czynności sądowe, jak i pozasądowe spółki. Członek zarządu uzyskuje prawo do reprezentacji spółki od momentu powołania go do składu zarządu do momentu wygaśnięcia mandatu, przy czym wpis członka zarządu do rejestru przedsiębiorców ma jedynie charakter deklaratoryjny. Oczywiście członek zarządu, który został powołany uchwałą wspólników, może reprezentować spółkę także przed dokonaniem wpisu w rejestrze, z tym że jedyną podstawą wykazania w stosunku do osób trzecich, że dana osoba jest członkiem zarządu jest wspomniana uchwała wspólników.

Kontrahenci, którzy decydują się na zawiązanie stosunków ze spółką mogą mieć wątpliwości względem osoby nieujawnionej w rejestrze przedsiębiorców. Nie mają oni pewności co do tego, czy dany członek zarządu posiada mandat, z drugiej strony w tym przypadku kontrahentów nie chronią domniemania związane z wpisem do rejestru. Z tego też względu na pierwszy plan wysuwa się ryzyko, że spółka podniesie zarzut, w którym wykaże, że osoba reprezentująca spółkę w trakcie zawiązywania danego stosunku prawnego, nie była faktycznie członkiem zarządu, ponieważ np. złożyła rezygnację, bądź została odwołana.

Kodeks spółek handlowych chroni osoby trzecie wchodzące w stosunki ze spółką, bowiem prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Na skuteczność czynności, które zostały dokonane przez zarząd nie wpływają żadne ograniczenia wynikające z umowy spółki, bądź uchwały wspólników. Takie ograniczenia mogą oczywiście zostać wprowadzone, ale wywierają one skutek jedynie w stosunkach wewnętrznych spółki. Jeżeli dana czynność została wykonana wbrew takim ograniczeniom, to pozostaje ona ważna, ale może powodować powstanie roszczeń w stosunku do członków zarządu. Nie dotyczy to jednak przypadków, kiedy do dokonania czynności prawnej  ustawa wymaga podjęcia uchwały wspólników. Wówczas czynność dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Uchwałę można podjąć zarówno przed, jak i po dokonaniu czynności, z tym że, nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.

Sposób reprezentacji w spółce z o.o.

Jeżeli mówimy o sposobie reprezentacji w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, to tą kwestię może określać przede wszystkim sama umowa spółki. Umowa może przewidywać samodzielną reprezentację członków zarządu, reprezentację łączną, czy też reprezentację łączną mieszaną z udziałem prokurenta. Jeżeli sposób reprezentacji nie został określony w umowie spółki, wówczas zastosowanie znajdzie przepis art. 205 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem w przypadku zarządu wieloosobowego, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Natomiast jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. W przypadku zarządu jednoosobowego, jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnej reprezentacji spółki.

W praktyce powszechnie przyjmuje się, że w przypadku reprezentacji łącznej członkowie zarządu składający oświadczenie woli za spółkę nie muszą działać jednocześnie. Dana czynność prawna dojdzie jednak do skutku z chwilą złożenia ostatniego ważnego oświadczenia. Zdaniem Sądu Najwyższego w przypadku złożenia oświadczenia woli tylko przez jednego członka zarządu (w sytuacji, kiedy wymagana jest reprezentacja łączna), nie dochodzi do dokonania czynności przez spółkę i wyklucza jednocześnie zastosowanie art. 39 Kodeksu cywilnego oraz uznanie, że umowa jest nieważna. Sąd Najwyższy stoi także na stanowisku, że w przypadku zarządu jednoosobowego jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnej reprezentacji i bezskuteczne są wszelkie postanowienia umowne nakazujące mu współdziałanie z inną osobą.

Kodeks spółek handlowych przewiduje, że złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu jest konieczne tylko wtedy, gdy ustawa tak stanowi. W niektórych przypadkach Kodeks spółek handlowych wymaga dołączenia do wniosków o wpis oświadczenia złożonego przez wszystkich członków zarządu. Na przykład oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości, oraz w przypadku obniżenia kapitału zakładowego złożenia oświadczenia przez wszystkich członków zarządu, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w określonym terminie zostali zaspokojeni, bądź zabezpieczeni.

Podkreślić trzeba, że kompetencja do reprezentowania spółki z o.o. przysługuje jedynie członkom organu osobiście i nie może być przeniesiona na inną osobę. Oczywiście spółka może być reprezentowana przez pełnomocnika lub prokurenta. Pełnomocnictwa oraz prokury udziela zarząd spółki składając stosowne oświadczenie woli. Jeżeli w umowie spółki przyjęto reprezentację łączną przy wieloosobowym zarządzie, nie wyklucza to udzielenia prokury jednoosobowej.

Przechodząc do prowadzenia spraw spółki należy wskazać, że regulacja kodeksowa odnosząca się do prowadzenia spraw spółki przez zarząd ma charakter dyspozytywny. Zasadnicze znaczenie mają reguły wynikające z postanowień umownych spółki. Zgodnie z art. 207 Kodeksu spółek handlowych, wobec spółki członkowie zarządu podlegają ograniczeniom ustanowionym w niniejszym dziale, w umowie spółki oraz, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach wspólników. Ograniczenia wynikające z kodeksu odnoszą się przede wszystkim do kwestii prowadzenia spraw spółki, które wymają uchwały wspólników (art. 15, 228, 229, 230 Kodeksu spółek handlowych). W stosunku do nabywania nieruchomości, udziałów w nieruchomości, bądź środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 złotych, umowa zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki. W przypadku rozporządzenia prawem lub zaciągnięcia zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymagane jest podjęcie uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Zasady prowadzenia spraw spółki

W przypadku jednoosobowego zarządu, jedyny członek zarządu podejmuje samodzielnie wszelkie decyzje wchodzące w zakres kompetencji zarządu. W przypadku zarządu wieloosobowego zasady prowadzenia spraw spółki określa przede wszystkim umowa spółki. Model kodeksowy ma zastosowanie, gdy umowa nie reguluje innych zasad prowadzenia spraw spółki. Zgodnie z modelem kodeksowym każdy członek zarządu może bez uprzedniej uchwały zarządu prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli którykolwiek z pozostałych członków zarządu sprzeciwiłby się jej prowadzeniu, wówczas wymagana jest uchwała całego zarządu.

W modelu kodeksowym zasadnicze znaczenie ma ustalenie zakresu „zwykłych czynności spółki”. Najprościej jest określić zakres zwykłych czynności spółki w umowie. Jeżeli w umowie nie zostało określone, co należy rozumieć pod pojęciem zwykłych czynności, wówczas przy ustalaniu charakteru danej czynności należy brać pod uwagę to, że pewna kategoria spraw podejmowana jest w toku bieżącej działalności spółki (należy uwzględnić cel spółki). Znaczenie będzie miał także zakres danej czynności oraz jej skutki względem majątku i obrotów spółki.

W Kodeksie spółek handlowych szczegółowo została uregulowana kwestia podejmowania uchwał prze zarząd spółki. Zgodnie z przepisami do podjęcia skutecznej uchwały przez zarząd wymaga się zawiadomienia wszystkich członków zarządu. Konieczność zawiadomienia wszystkich członków zarządu o jego posiedzeniu wynika z faktu, że zarząd jest organem kolegialnym. Jeżeli sposób zawiadomienia został sprecyzowany (w umowie lub akcie wewnętrznym), wówczas o skuteczności zawiadomienia decyduje zachowanie właściwej formy. Jeżeli sposób zawiadomienia nie został określony, zawiadomienie może nastąpić w każdej postaci (także ustnie lub telefonicznie).

Zasadą jest, że uchwały zarządu zapadają większością bezwzględną (więcej niż połowa oddanych głosów). Obliczanie głosów przy podejmowaniu uchwały wymaga uwzględnienia przepisu art. 4 § 1 pkt 9 i 10 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem przy obliczaniu wymaganej większości należy brać pod uwagę wszystkie oddane głosy, w tym głosy za, głosy przeciwne oraz głosy wstrzymujące się, które zostały oddane podczas głosowania w sposób zgodny z ustawą lub umową spółki.

Przepisu Kodeksu spółek handlowych dotyczące prowadzenia spraw spółki przez wieloosobowy zarząd nie przewidują obowiązku protokołowania uchwał. Jednak pomimo braku wymogu protokołowania posiedzeń zarządu, to z uwagi na odpowiedzialność członków zarządu wobec spółki, warto wprowadzić taki obowiązek w umowie spółki, względnie w regulaminie zarządu.

W trakcie działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możemy spotkać się z sytuacją wystąpienia konfliktu interesów. Członek zarządu ze względu na konflikt interesów ma obowiązek wyłączenia się od podejmowania decyzji, gdy dana czynność mogłaby przynieść korzyść osobistą dla następujących osób:

• członka zarządu;
• jego współmałżonka;
• krewnego do drugiego stopnia;
• powinowatego do drugiego stopnia;
• osoby powiązanej osobiście z członkiem zarządu.

Powiązanie osobiste polega na występowaniu szczególnego stosunku prawnego lub faktycznego (np. konkubinat, więzi przyjaźni, współuczestnictwo w innej spółce).

Członków zarządu obowiązuje także zakaz konkurencji. Zgodnie z przepisami  członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako:

• wspólnik spółki cywilnej,
• spółki osobowej,
• lub jako członek organu spółki kapitałowej,
• bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu.

Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu.

Wyjaśnieniu wymaga tutaj zwrot „zajmowania się interesami konkurencyjnymi”. Zajmowanie się interesami konkurencyjnymi polega na podejmowaniu działań o charakterze konkurencyjnym w stosunku do czynności mieszczących się w przedmiocie działalności spółki i skierowanych na osiągnięcie korzyści osobistych przez członka zarządu.

Przepisy nie przewidują sankcji za przekroczenie zakazu konkurencji przez członka zarządu. Członek zarządu naraża się przede wszystkim na odwołanie z pełnionej funkcji. Jeżeli następstwem przekroczenie zakazu było powstanie szkody po stronie spółki, wówczas spółka może dochodzić od członka zarządu stosownego odszkodowania. Jeżeli członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem spółki z o.o., tego typu działania mogą stanowić ważny powód do jego wykluczenia ze spółki.