Warunki ważności i skuteczności uchwał zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Witam Cię serdecznie na moim blogu – Zoo w świecie spółek !

W dzisiejszym wpisie przedstawię, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zgromadzenie wspólników oraz uchwały na nim podjęte zostały uznane za ważne i wywoływały skutki prawne.

Po pierwsze trzeba wskazać, że zgromadzenie wspólników będzie ważne, bez względu na liczbę udziałów reprezentowanych na tym zgromadzeniu, chyba, że:

• umowa spółki lub bezwzględnie obowiązujące przepisy odnoszące się do zgromadzenia wspólników stanowią inaczej.

Może zdarzyć się tak, że umowa spółki z o.o. będzie określała liczbę udziałów, których reprezentacja jest konieczna do ważności zgromadzenia wspólników. Po drugie w umowie spółki może pojawić się zapis, wskazujący na większość głosów, która jest potrzebna do podjęcia ważnej i skutecznej uchwały. W tej sytuacji, zgodnie z powyższym uchwała będzie ważna tylko wtedy, gdy za jej podjęciem głosowała wymagana w umowie większość przy jednoczesnej reprezentacji udziałów, która jest niezbędna dla ważności zgromadzenia.

Jeżeli zdarzy się tak, że w trakcie obrad zgromadzenie opuści część wspólników, wówczas należy sprawdzić, czy nastąpił spadek reprezentacji udziałów poniżej ustalonej w umowie granicy dla ważności zgromadzenia. Jeżeli liczba reprezentujących udziałów jest niższa od ustalonej granicy, wówczas nie można podejmować uchwał, nawet gdyby liczba pozostałych reprezentowanych udziałów zapewniała większość wystarczającą do przegłosowania uchwał. Podjęcie na zgromadzeniu wspólników uchwały, pomimo tego, że reprezentowana jest mniejsza liczba udziałów, niż wymaga tego umowa spółki, daje możliwość jej zaskarżenia na mocy art. 249 Kodeksu spółek handlowych.

Zgodnie z ogólną zasadą zgromadzenie wspólników, które zostało prawidłowo zwołane jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów (obecnych na nim wspólników). Wystarczy fakt, że wszyscy wspólnicy zostali prawidłowo zawiadomieni o zgromadzeniu wspólników. Oczywiście umowa spółki lub ustawa mogą przewidywać odpowiednie kworum dla podjęcia uchwał. Może zdarzyć się sytuacja, gdzie dla kilku spraw będzie wymagane inne kworum. Należy pamiętać, że nie powinno się podejmować jedną uchwałą kilku spraw objętych różnym kworum, chyba że spełnimy warunki najwyższego kworum przewidzianego dla spraw poddanych pod głosowanie.

W przypadku kapitału zakładowego (więcej o kapitale zakładowym tutaj) dzielącego się na udziały o równej wartości nominalnej, na każdy udział będzie przypadał jeden głos – oczywiście umowa spółki może stanowić inaczej. W sytuacji, kiedy mamy do czynienia z udziałami o nierównej wysokości, wówczas na każde 10 zł wartości nominalnej udziału będzie przypadał jeden głos – oczywiście, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

Tak jak przedstawiłem powyżej, ogólną zasadą jest, że na udziały o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, a w przypadku udziału o nierównej wysokości jeden głos będzie przypadał na każde 10 zł wartości nominalnej. Oczywiście umowa spółki z o.o. może wprowadzać inne zasady, w szczególności może przewidywać udziały o szczególnych uprawnieniach, tzw. udziały uprzywilejowane. Uprzywilejowanie może dotyczyć np. prawa głosu. Uprzywilejowanie co do prawa głosu jest możliwe tylko w przypadku udziałów o równej wartości nominalnej i nie może przyznawać więcej niż trzy głosy na jeden udział.

Co ciekawe prawo głosu może być wykonywane również przez współuprawnionych z udziału, ale wyłącznie przez wspólnego przedstawiciela. Art. 184 Kodeksu spółek handlowych wskazuje, że współuprawnieni z udziału lub udziałów wykonują swoje prawa w spółce przez wspólnego przedstawiciela, a za świadczenia związane z udziałem odpowiadają solidarnie. W przypadku, kiedy współuprawnieni nie wskazali wspólnego przedstawiciela, oświadczenia spółki mogą być dokonywane wobec któregokolwiek z nich. Poza tym umowa spółki może przewidywać, że prawo głosu może być wykonywane także przez zastawnika lub użytkownika udziału.

Warto wskazać, że wspólnik nie musi osobiście wykonywać swojego prawa do udziału w zgromadzeniu wspólników i głosowania nad uchwałami. Wspólnik może wykonywać swoje prawa przez przedstawiciela. Taką możliwość daje przepis art. 243 ksh w związku z art. 95 i n. kodeksu cywilnego. W imieniu wspólnika może działać jego przedstawiciel ustawowy, czyli osoba uprawniona na mocy ustawy do działania w jego imieniu, oraz osoba uprawniona w wyniku oświadczenia reprezentowanego, czyli pełnomocnik. W przypadku przedstawicielstwa ustawowego umowa spółki nie może zawierać ograniczeń co do możliwości wykonywania  prawa głosu, ponieważ w ogóle spowodowałoby to wyłączenie możliwości głosowania przez danego wspólnika. W przypadku pełnomocnictwa umowa spółki może zarówno wyłączyć możliwość głosowania przez pełnomocnika, jak również ograniczyć możliwość bycia pełnomocnikiem. Do przedstawicieli ustawowych zaliczamy przede wszystkim:

• rodziców;
• opiekunów;
• kuratorów;
• wykonawców testamentu.

Wszyscy przedstawiciele ustawowi powinni wskazać swoje prawa do reprezentowania wspólnika.

W przypadku głosowania na piśmie wspólnik także ma prawo wykonywać prawo głosu przez przedstawiciela. Aby pełnomocnik został dopuszczony do głosowania potrzebne jest przedłożenie pełnomocnictwa na piśmie i odnotowanie tej okoliczności na liście obecności. Pełnomocnictwo zostaje dołączone do księgi protokołów. Warto podkreślić, że niezachowanie formy pisemnej pełnomocnictwa skutkuje jego nieważnością.

Pracownicy spółki z o.o. oraz członkowie zarządu nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników. Ustawodawca chciał przez to rozdzielić funkcję, jaką pełni zgromadzenie wspólników, od innych organów spółki oraz jej pracowników. Ma to za zadanie przeciwdziałanie obejścia przepisów w ten sposób, że w przypadku, kiedy do dokonania czynności prawnej przez zarząd wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników, na zgromadzeniu wspólników prawo głosu byłoby wykonywane przez członków zarządu jako pełnomocników.

Warte podkreślenia jest to, że każdemu wspólnikowi przysługuje prawo do udziału w zgromadzeniu i głosowania nad uchwałami – jest to prawo korporacyjne. Fakt, że prawo to przysługuje każdemu wspólnikowi, nie oznacza, że prawo to nie spotyka się pewnymi ograniczeniami. W myśl przepisu art. 244 ksh wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Prawo głosu może wykonać natomiast osoba, która wystąpi i wykona to prawo jako organ wspólnika. Aby lepiej zobrazować sytuację posłużę się przykładem:

Między spółką „B” sp. z o.o., a panem Iksińskim doszło do sporu. Pan Iksiński może jednak głosować w spółce „B” w sprawie zaistniałego sporu, ponieważ jest członkiem zarządu spółki „Z” sp. z o.o., która to jest wspólnikiem w spółce „B”. Pan Iksiński nie jest wspólnikiem spółki „B”, ani nie występuje jako pełnomocnik innej osoby. Pan Iksiński wykonuje prawo głosu jako organ spółki „Z”.

Powyższy przepis traktuje o wyłączeniu wspólnika od głosowania w sytuacji, kiedy występuje jako pełnomocnik innej osoby (innego wspólnika) i chce głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Powyższy katalog przyczyn skutkujących wyłączeniu wspólnika jest katalogiem zamkniętym. Warto podkreślić, że przepis ten nie wyłącza możliwości udziału na zgromadzeniu wspólników, którego przedmiotem są uchwały, nad którymi nie może głosować.

Przepis art. 245 ksh wskazuje, że uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Bezwzględna większość głosów oznacza, że więcej niż połowa oddanych głosów musi być „ZA”. Oczywiście umowa spółki może przewidywać inne uregulowania dotyczące tej kwestii. Umowa spółki może zarówno zaostrzyć warunki powzięcia uchwały, m.in. poprzez podwyższenie progu, jak i je złagodzić przewidując zwykłą większość. Warto podkreślić, że umowa spółki nie może dopuścić do podejmowania uchwał mniejszością głosów. W niektórych przypadkach umowa spółki może jedynie zaostrzyć warunki podjęcia uchwały m.in. w przypadku uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części. Wprost wskazuje na to przepis art. 246 ksh, zgodnie z którym chwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów. Umowa spółki może ustanowić surowsze warunki powzięcia tych uchwał.

Teraz parę słów o jawności głosowania nad uchwałami.

Zasadą jest, że głosowanie nad uchwałami jest jawne. Głosowanie tajne zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym tajne głosowanie należy zarządzić na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników. Poza tym zgromadzenie wspólników może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania w sprawach dotyczących wyboru komisji powoływanej przez zgromadzenie wspólników, np. przy wyborze komisji skrutacyjnej (liczącej głosy).

Co ciekawe, niezachowanie tajności przewidzianej ustawą będzie skutkowało nieważnością uchwały i możliwością jej zaskarżenia na podstawie art. 252 ksh. Przepisów o głosowaniu tajnym nie stosujemy w przypadku jednoosobowych spółek z o.o.

Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę, która sporządziła protokół. Do księgi protokołów wpisuje się też pisemne uchwały wspólników, powzięte na podstawie art. 227 ksh. Uchwały, które zostały podjęte zgodnie z art. 240¹ ksh (zawarcie uchwały przy wykorzystaniu wzorca uchwały) dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruku uchwał z systemu teleinformatycznego poświadczonych podpisami zarządu.

Zgodnie z art. 248 ksh uchwały zgromadzenia wspólników powinny być zaprotokołowane, wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Co ważne jest to forma pisemna zastrzeżona dla celów dowodowych. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów. W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 234¹ (udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej) nie są wymagane. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów. Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

Protokół sporządzony przez notariusza powinien mieć formę protokołu notarialnego, czyli powinien dodatkowo zawierać:

• numer repertorium;
• datę, godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu (na wniosek spółki);
• miejsce sporządzenia aktu;
• oznaczenie notariusza;
• pobraną taksę notarialną;
• podatek VAT;
• podatek od czynności cywilnoprawnych (w przypadku uchwały o podniesieniu kapitału zakładowego);
• zapis o odczytaniu, przyjęciu i podpisaniu aktu;
• oznaczenie osoby przewodniczącego zgromadzenia oraz sposób ustalenia jego tożsamości przez notariusza.

W protokole nie ma konieczności wymienienia wszystkich wspólników oraz ich pełnomocników, ponieważ lista obecności wraz z podpisami uczestników zgromadzenia jest i tak dołączana do protokołu.

Protokół sporządzony w formie notarialnej jest dokumentem urzędowym i stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Inne protokoły stanowią dokumenty prywatne, świadczące o tym, że osoba podpisująca złożyła oświadczenie zawarte w tym dokumencie.

Księga protokołów jest prowadzona przez zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialności. Zarząd nie powinien wydawać księgi protokołów, a jedynie jej poświadczone odpisy.

∗∗∗